Online Backup: Datensicherung im Internet

Das Online Backup erfährt seit einigen Jahren unter dem Stichwort „Storage-as-a-Service“ (StaaS) einen gewaltigen Aufschwung. Eine mögliche Kostenreduktion für die Datensicherung ist hierbei das Hauptmotiv.

Online-Backup-Anbieter werben für ihre Datensicherung mit hoher Datensicherheit, einfacher Verwaltung, automatischen Backups, schneller Verfügbarkeit von Daten jederzeit und von jedem Ort und geringen Kosten. In diesem Artikel bieten wir einen kleinen Leitfaden für die Entscheidung über dieses an Bedeutung gewinnende Datensicherungsverfahren und die Wahl eines Anbieters.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Online-Backup?

Ein Online-Backup ist eine Datensicherung über das Internet und ergänzt oder ersetzt konventionelle Datensicherungsmethoden („Offline Backup“) wie beispielsweise interne Backup Server und externe Festplatten. Die Voraussetzung für ein Online-Backup ist also ein Internet-Anschluss, der mittlerweile in jedem Unternehmen und Haushalt vorhanden ist.

Ein Online-Backup wird von Unternehmen mit verschiedenem Background angeboten – vom reinen Internet- Unternehmen mit digitalisierter Wertschöpfungskette bis zum Unternehmen, das auch konventionelle Datensicherungsträger produziert. Für die Nutzung des Online-Backups installiert der Kunde das Backup- Programm auf seinem Computer. Je nach Anbieter kann er dieses einfach aus dem Internet herunterladen, oder er installiert es von einem Datenträger.

In vielen Fällen sichern heute Unternehmen (noch) ihre Daten auf einem zentralen Server und riskieren dabei einen großen Datenverlust. Bei Katastrophen wie Brand oder Hochwasser, Diebstahl oder eines Hardwaredefekts sind klassische Backup-Lösungen leider nicht ausreichend.

Ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl eines Backup-Anbieters ist der Unternehmenssitz. Für deutsche Anbieter gelten restriktivere Datenschutzbestimmungen als für internationale. Generell kommt dann bei allen rechtlichen Themen mit einem Online-Backup-Dienstleister die deutsche Rechtssprechung zur Anwendung.

Mit der ständigen Vergrößerung der verfügbaren Bandbreiten von Internet-Anschlüssen gewinnt das Online-Backup immer mehr an Bedeutung. Es macht daher für Unternehmen wie auch Privatpersonen Sinn, die Nutzung eines Online-Backups zu bewerten.

Wann macht ein Online-Backup Sinn?

Unternehmen und private Anwender sollten vor der Entscheidung für ein Online-Backup folgende Empfehlungen beachten:

Vor- und Nachteile eines Online-Backups

Ein Online-Backup bietet vielfältige Vorteile, aber auch Nachteile – im Folgenden sind die wichtigsten genannt. Beginnen wir mit den Vorteilen.

Vorteile eines Online-Backups

Es gibt einige Vorteile, die das Online-Backup gegenüber anderen Arten von Datensicherungen bietet:

Zugriff von überall

Sie können von jedem Ort auf Ihre gesicherten Daten zugreifen, solange Sie eine Internetverbindung haben.

Hohe Sicherheit

Online-Backups werden von professionellen Unternehmen gehostet, die ihre Server sichern und überwachen. Dies bedeutet, dass das Risiko von Datenverlust durch Diebstahl, Brand oder Naturkatastrophen minimiert wird. Die Daten werden vor der Übertragung verschlüsselt und über eine gesicherte Verbindung zum Rechenzentren übertragen.

Anwenderfreundlich

Ein sicheres und effizientes Online-Backup schützt nicht nur sensible Dateien, sondern ist ein vollautomatischer Service, der anwenderfreundlich und einfach zu nutzen ist. Nach der Installation des Online-Backup-Programms sollte das Ausführen eines Backup sehr intuitiv getätigt werden können. Der Anwender sollte einfach auswählen können, was er sichern möchte und wann das Backup gestartet werden soll. Den Rest erledigt das Online-Backup.

Keine Notwendigkeit, zusätzliche Hardware zu beschaffen

Sie müssen keine externen Festplatten oder andere Speichermedien kaufen, um Ihre Backups zu speichern. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung. Online-Backups sind in der Regel kostengünstiger, insbesondere wenn Sie viel Speicherplatz benötigen. Darüber hinaus können Speicherräume und Personal reduziert werden.

Nachteile eines Online Backups

Langdauernde Datenerstsicherung

Ein Nachteil von Online-Backups kann die relativ langsame Datensicherung sein. Dies äußert sich insbesondere bei einer großen ersten Datensicherung durch eine lange Sicherungsdauer und ist bedingt durch die Bandbreite der Internet-Verbindung. Je größer diese ist, desto schneller können die Daten hochgeladen werden. Beispielsweise dauert die Überspielung eines Datenvolumens von einem Gigabyte mit einem DSL-Anschluss 6.000 (ADSL) und Nutzung der gesamten Upload-Bandbreite circa vier Stunden, mit einem ADSL-Anschluss 16.000 circa zwei Stunden.

Die Sicherungsdauer spielt allerdings eine untergeordnete Rolle, wenn sie im Hintergrund abläuft und mit dem Computer normal weitergearbeitet werden kann. Wenn dies dennoch unangenehm ist, kann ein großes Backup einfach in mehrere, kleine Pakete aufgeteilt werden. Für Folge-Backups bieten professionelle Programme eine inkrementelle Datensicherung – hierbei werden nur noch Änderungen gesichert und damit die Sicherungsdauer deutlich reduziert.

Vertrauensaufbau

Sensible Daten außer Haus zu geben, bedeutet einen Vertrauensbeweis, den ein Online-Backup-Anbieter bestehen muss. Ein sorgfältiges Abwägen der Vor- und Nachteile eines Online-Backups sowie ein Anbietervergleich sind empfehlenswert. Wie vertrauenswürdig sind der Anbieter und die Webseite? Wie gut sind das Thema und der Dienst erklärt? Wie attraktiv sind die Produkte? Hilfreich ist auch eine direkte Kontaktaufnahme zum Anbieter.

IT Security Policy

Eine neue Datensicherungsmethode muss der internen Sicherheits-Policy standhalten. Hier ist der direkte Kontakt zum gewünschten Online-Backup-Anbieter zu empfehlen. Gegebenenfalls muss die Policy für das Online-Backup angepasst werden.

Anforderungen an ein Online-Backup

Zur Erhöhung der Sicherheit ist die Nutzung unterschiedlicher Speichermedien empfehlenswert. Beispielsweise kann das bisherige Datensicherungsverfahren mit einem Online-Backup ergänzt werden – einerseits wird so Erfahrung mit der neuen Datensicherung gesammelt und Vertrauen aufgebaut, andererseits können unterschiedliche Anforderungen bei einer gleichzeitig höheren Gesamtsicherheit abgedeckt werden.

Beim Backup (Offline wie Online) gibt es im Prinzip zwei Backup-Strategien: Das Voll-Backup und das inkrementelle Backup. Das Voll-Backup sichert alle ausgewählten Dateien. Einem Voll-Backup folgt ein inkrementelles Backup, bei dem nur noch geänderte Dateien gesichert werden. So reduzieren sich die zu überspielende Datenmenge und die Backup-Dauer auf ein Minimum. Professionelle Online-Backup-Lösungen erlauben bei einem Datentotalverlust die Wiederherstellung des Voll-Backup mit einem Mausklick oder beim Verlust einzelner Dateien die Wiederherstellung von Versionen von unterschiedlichen Sicherungsterminen.

Nachfolgend eine Check-Liste mit den wichtigsten Funktionen eines Online-Backup (darüber hinaus gibt es meistens auch individuelle Anforderungen):

256 Bit SSL Verschlüsslung
Wahl zwischen verschiedenen Verschlüsselungsverfahren (beispielsweise AES, Blowfish) und Möglichkeit, individuelle Schlüssel zu generieren
Festlegung verschiedener Sicherungs-Sets, beispielsweise für jedes Laufwerk ein Backup
Sicherung der Dateien von verschiedenen Datenträgern wie Computer, USB Stick und externe Festplatte
Einfache und intuitive Bedienung des Backup-Programms (Dateien können leicht gesichert werden)
Zeitplanfunktion für die Wahl regelmäßiger, automatischer Backups
Funktion für die Bestimmung der maximalen Prozessorauslastung, die durch das Backup entstehen darf (damit ein normales Weiterarbeiten gewährleistet ist)
Benachrichtigungsfunktion über eine erfolgreiche oder fehlgeschlagene Datensicherung
Inkrementelle Datensicherung (Sicherung nur geänderter Dateien)
Suchfunktion für das einfache und schnelle Finden gesicherter Dateien mittels Dateiname und/ oder Backup-Datum
Wiederherstellen der Dateien auf jedem Rechner oder beschreibbarem Datenträger und von jedem Ort (Internet-Zugang vorausgesetzt)
Umfangreiches Reporting über Datensicherungen, -wiederherstellungen und -löschungen
Unterstützung verschiedener Betriebssysteme

Bewertung der Anbieter

Zur Online-Datensicherung findet man eine reiche Auswahl von Anbietern mit Backup-Lösungen für Geschäfts- und Privatkunden. Manche offerieren sogar Gratispakete. Ein gutes Online-Backup muss aber mehr bieten als niedrige Preise.

Nachfolgend eine Check-Liste mit Kriterien für die Anbieterwahl:

Deutscher Anbieter
Professionelle, sichere Lösung (SSL Verschlüsselungs-Niveau?)
Sichere Rechenzentren
Guter Service, telefonischer Support, eventuell persönlicher Kundendienst
Attraktive Preise
Langjährige Erfahrung, Größe und finanzielle Stabilität

Nach Prüfung dieser grundsätzlichen Anbieterkriterien und Entscheidung für die in die engere Wahl kommenden Anbieter können deren Produkte mit den individuellen Anforderungen abgeglichen werden.

Empfehlenswert ist auch die Kontaktierung der Anbieter. Hierbei kann gleich der Support beurteilt werden. Die Anfragen sollten innerhalb weniger Stunden bearbeitet werden.

Ist ein professioneller und zuverlässiger Anbieter im Bereich Online-Dateisicherheit ausgesucht, kann der Kunde sicher sein, dass seine wichtigen Daten zuverlässig geschützt sind.

Dateiauswahl, Speicherbedarf und Kostenkalkulation

Abhängig von professioneller oder privater Nutzung des Online-Backups wird die Sicherung unterschiedlicher Dateitypen empfohlen.

Online-Backup für Unternehmen:

Dateien mit wichtigen Unternehmensdaten wie Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen
Aufbewahrungspflichtige Dateien, die archiviert werden müssen, wie die verschiedenen Buchhaltungen, Gewinn- und Verlustrechnungen und andere steuerrechtliche Dateien
Sich häufig ändernde Dateien sollten zur Minimierung des Datenverlustrisikos durch ein vollautomatisiertes Online-Backup gesichert werden
E-Mails

Online-Backup für private Anwender:

Wichtige Dokumente wie wissenschaftliche Arbeiten, Artikel oder Briefe
Persönlich wichtige Dateien wie Fotos, Videos und MP3-Dateien
Wichtige E-Mails
Private Projekte und Ideen sollen natürlich auch an einem gesicherten Ort aufbewahrt werden

Um den Speicherbedarf zu ermitteln, sind also die zu sichernden Dateien zu identifizieren. Im nächsten Schritt können einfach die Dateigrößen addiert werden. Zusätzlich ist die Änderungshäufigkeit der Dateien zu berücksichtigen – jede geänderte Datei muss erneut gesichert werden und erhöht den Speicherbedarf über den Lauf der Zeit.

Kostenkalkulation

Online-Backup-Anbieter haben verschiedene Tarife im Angebot. Diese sollten durchsichtig, flexibel und kostengünstig sein – aktuell wird die „Schallmauer“ von einem Euro pro Gigabyte und Monat nach unten durchbrochen. Häufig sind die Preise auch abhängig von der Datenmenge.

Je nach Anbieter und Lösung gibt es unterschiedliche Tarifmodelle (quasi analog Telefon- oder Internet-Tarife):

Flatrate: Monatliche oder jährliche Gebühr mit Inklusivspeichervolumen
Pay per Storage (mengenabhängig): Abrechnung nach genutztem Speichervolumen pro Monat/ Jahr, manchmal kombiniert mit einer Grundgebühr
Pay per Usage (nutzungsabhängig): Abrechnung nach Nutzung wie Anzahl der Sicherungen, zusätzlich nach Speichervolumen, manchmal kombiniert mit einer Grundgebühr
Unterschiedliche Kombinationen der drei genannten Tarifmodelle

Wenn die ermittelte Speichergröße innerhalb eines Flatrate-Tarifs liegt, ist dieser meistens günstiger als andere Tarifmodelle. Ebenso bei sich häufig ändernden Dateien, weil die Preisberechnung nicht von der Anzahl der Sicherungen abhängt. Entsprechend kann bei einer seltenen Nutzung des Online-Backups ein nutzungsabhängiger Tarif günstiger sein (die absolute Speichergröße ist allerdings meistens auch ein Kosten bestimmender Faktor).

Wenn das Online-Backup andere Datensicherungsmethoden ersetzt, können zusätzlich Kosten gespart werden, und zwar unabhängig, ob Daten schon gesichert werden oder noch nicht. Im Folgenden werden allgemeine Kostenaspekte aufgeführt, die in einer Kostenkalkulation berücksichtig werden sollten:

Investitionsbedarf: Ein Online-Backup benötigt eine deutlich geringere Anfangsinvestition als andere Datensicherungsmethoden (beispielsweise keine Hardware und kein spezielles Personal)
Fixkosten: Bei einer bestehenden Backup-Lösung können die Fixkosten für Hard- und Software und auch Personal reduziert werden (indirekt wird damit auch das finanzielle Risiko reduziert)
Wartung: Bei einem Online-Backup entstehen niedrigere Kosten für die Installation, das Mitarbeiter-Training, die IT Security, die kontinuierliche Datensicherung, und die IT-Infrastruktur wie Weiterentwicklungen, Systemadministration, Hosting und Software Updates
Zeit: Ein Online-Backup spart Zeit für das Erstellen und Kontrollieren des Backup
Indirekte Kosten: Kosten für Hardwareräume und Betriebskosten können entfallen.

Fazit

Mit den immer schnelleren Internet-Verbindungen und attraktiven Konditionen ist das Online-Backup eine Datensicherungsoption für Unternehmen und private Anwender. Welche Lösung letztlich am besten passt, muss jeder selbst entscheiden. Es ist sogar empfehlenswert, eine gemischte Backup-Strategie zu verfolgen und das Online-Backup als einen Bestandteil in der Gesamtstrategie zu betrachten.

Das wichtigste Kriterium bei der Wahl einer geeigneten Online-Backup-Lösung ist die Sicherheit der eigenen Daten.

Als weitere Entscheidungsgrundlage wird ein unverbindlicher Test eines Online-Backup-Dienstes empfohlen. Ohne finanzielles Risiko besteht bei verschiedenen Anbietern die Möglichkeit, ein Online-Backup 30 Tage kostenlos zu testen.